Wie die Quas GmbH die Verwaltung tausender medizinischer Hilfsmittel digitalisierte — von Excel-Listen und Telefon-Reservierungen zu einer Plattform mit Echtzeit-Standortverfolgung für über 10.000 Nutzer.
Ausgangslage
Die Verwaltung von medizinischen Hilfsmitteln erfolgte über manuelle Prozesse mit Telefon und Excel. Eine zentrale Übersicht über verfügbare Geräte, Reservierungen und Standorte fehlte. Dadurch waren Doppelbuchungen, Suchaufwände und Lücken in der Dokumentation möglich. Für den klinischen Alltag wurde eine digitale Lösung benötigt, die die bestehenden Abläufe abbildet.
Lösung
Entwickelt wurde eine Hilfsmittelpoolverwaltung auf Basis von Java und Spring Boot. Die Plattform bündelt Hilfsmittel, Reservierungen, Ausgabe, Rückgabe und Wartung in einem zentralen System. Über eine Online-Reservierung können verfügbare Geräte gesucht und gebucht werden. Eine Verfügbarkeitsprüfung unterstützt dabei, Überschneidungen zu vermeiden. Zusätzlich wurde eine Standortverfolgung für Geräte sowie ein Wartungsmanagement mit Erinnerungen umgesetzt. Die Anwendung basiert auf einer relationalen Datenbank, einer RESTful API und einem responsiven Frontend mit jQuery und Bootstrap.
Ergebnis
Die Hilfsmittelverwaltung wurde in einem zentralen System zusammengeführt. Reservierungen, Standortinformationen und Wartungsvorgänge sind strukturiert dokumentiert. Manuelle Abstimmungen wurden durch digitale Prozesse ersetzt. Die Plattform unterstützt einen nachvollziehbaren und wartungsorientierten Betrieb der Hilfsmittel.
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