An der Helmut-Schmidt-Universität / Universität der Bundeswehr Hamburg mussten Drittmittelprojekte bislang über einen papier- beziehungsweise dokumentengestützten Anzeigeprozess angemeldet und freigegeben werden. Ein einzelner Vorgang durchläuft dabei neun Prüf- und Genehmigungsinstanzen — von der Anzeigenstellung über das Steuerteildezernat und die Abteilungsleitung bis hin zu Kanzler und Präsident.
Entstanden ist eine vollständig digitale Web-Anwendung, die den kompletten Anzeige- und Genehmigungsprozess abbildet. Kern ist eine login-basierte digitale Zeichnung, die jeden Freigabeschritt mit Name, Funktion, Zeitstempel und einer eindeutigen Signatur-ID festhält. Ein revisionssicherer Audit-Trail dokumentiert lückenlos, wer wann was entschieden hat.
An der Helmut-Schmidt-Universität / Universität der Bundeswehr Hamburg mussten Drittmittelprojekte bislang über einen papier- beziehungsweise dokumentengestützten Anzeigeprozess angemeldet und freigegeben werden. Ein einzelner Vorgang durchläuft dabei neun Prüf- und Genehmigungsinstanzen — von der Anzeigenstellung über das Steuerteildezernat und die Abteilungsleitung bis hin zu Kanzler und Präsident.
Das Verfahren funktionierte, war aber langsam und fehleranfällig: Medienbrüche zwischen den Stationen, fehlende Nachvollziehbarkeit und manuelle Unterschriftenläufe machten jeden Vorgang aufwendig. Gerade in der Hochschulverwaltung, in der jeder Schritt dokumentiert sein muss, ist das ein Problem.
Entstanden ist eine vollständig digitale Web-Anwendung, die den kompletten Anzeige- und Genehmigungsprozess abbildet. Kern ist eine login-basierte digitale Zeichnung, die jeden Freigabeschritt mit Name, Funktion, Zeitstempel und einer eindeutigen Signatur-ID festhält. Ein revisionssicherer Audit-Trail dokumentiert lückenlos, wer wann was entschieden hat.
Ist ein Vorgang vollständig durchgezeichnet, erzeugt die Anwendung automatisch ein PDF des fertigen Vorgangs und versendet es per E-Mail an die zuständige Stelle in der Verwaltung. Aus einem papiergebundenen Unterschriftenlauf wird so ein nachvollziehbarer, durchgängig digitaler Prozess.
Die Anwendung bildet den realen Freigabeweg der HSU präzise nach — mit allen Rollen, Statusübergängen und Sonderfällen, die ein Verwaltungsprozess dieser Art mit sich bringt:
Eine Anwendung, die rechtssicher dokumentierte Genehmigungen abbildet, muss zuverlässig funktionieren. Qualitätssicherung war deshalb kein nachgelagerter Schritt, sondern fester Bestandteil der Entwicklung:
Das Ergebnis ist ein durchgängig digitaler, rechtssicher dokumentierter Anzeigeprozess, der den vollständigen Freigabeweg eines Drittmittelprojekts abbildet — ohne Papier, mit nachvollziehbaren digitalen Zeichnungen und revisionssicherer Historie. Was zuvor über Dokumente und manuelle Unterschriften lief, ist heute ein klar strukturierter Workflow mit eindeutigen Zuständigkeiten.
Im öffentlichen Dienst zählt nicht nur, dass eine Entscheidung getroffen wird, sondern dass sie lückenlos nachvollziehbar ist. Genau das leistet die digitale Zeichnung mit revisionssicherem Audit-Trail.
Die Anwendung ist als SPA-Monolith aufgebaut: ein Laravel-Backend, das über Inertia.js direkt mit einem Vue-Frontend zusammenarbeitet — ohne separate API-Schicht, dafür mit der Entwicklungsgeschwindigkeit eines durchgängigen Stacks. Durchgehend kommt aktuelle, gut dokumentierte Technologie zum Einsatz.
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