Ein Familienunternehmen mit 40 Jahren Tradition stieß an die Grenzen seiner Prozesse.
Seit über 40 Jahren ist die Wanckel & Wanckel OHG ein verlässlicher Partner für Entsorgungsdienstleistungen in der Region. Mit 35 Fahrzeugen und über 2.500 gewerblichen sowie kommunalen Kunden steht das Familienunternehmen für Zuverlässigkeit und umweltgerechte Abfallentsorgung.
Das bestehende System war über die Jahre organisch gewachsen: eine veraltete Kundenverwaltung in Access, eine Excel-basierte Tourenplanung, papierbasierte Lieferscheine und manuelle Rechnungsstellung. Die fehlende Integration zwischen diesen Insellösungen führte zu erheblichem Mehraufwand bei der täglichen Disposition.
Die wachsenden Anforderungen an Dokumentation, Effizienz und Kundenservice — und die gesetzlich geforderte lückenlose Dokumentation der Entsorgungswege — erforderten eine grundlegende Modernisierung der Geschäftsprozesse.
Sechs konkrete Probleme im Tagesgeschäft.
In intensiven Workshops mit Disposition, Fahrern, Verwaltung und Geschäftsführung haben wir die Pain Points sortiert. Sechs wurden als zentral eingestuft:
Ineffiziente manuelle Tourenplanung ohne Berücksichtigung von Verkehrslage und Füllständen.
Keine Echtzeitkommunikation zwischen Disposition und Fahrern.
Fehlende Transparenz über Fahrzeugstandorte und Tourenfortschritt.
Aufwendige manuelle Dokumentation für Behörden und Zertifizierungen.
Verspätete Rechnungsstellung durch manuelle Erfassung der Leistungen.
Mischung aus Access-Kundenverwaltung, Excel-Tourenplanung und Papier-Lieferscheinen ohne Integration.
Eine vollintegrierte Verwaltungssoftware für die Entsorgung.
Nach den Workshops mit allen Beteiligten entwickelten wir eine vollintegrierte Verwaltungssoftware Abfallentsorgung, die alle Geschäftsprozesse von der Kundenanfrage bis zur Rechnungsstellung digital abbildet — speziell zugeschnitten auf ein mittelständisches Entsorgungsunternehmen und alle regulatorischen Vorgaben der Kreislaufwirtschaft.
Das Herzstück bildet das intelligente Tourenmanagement-Modul, das unter Berücksichtigung von Fahrzeugkapazitäten, Abfallarten, Kundenintervallen und Verkehrsdaten optimale Routen berechnet. Ein besonderes Augenmerk lag zudem auf der Fuhrparkverwaltung, die Wartungsintervalle, TÜV-Termine und ADR-Schulungen automatisch überwacht.
Kernmodule der Entsorgungssoftware
- Zentrale Verwaltungsplattform. Kunden-, Auftrags- und Vertragsverwaltung mit automatischer Rechnungsstellung.
- Dynamisches Tourenmanagement. Routenoptimierung mit Integration von Echtzeit-Verkehrsdaten.
- Echtzeit-Tracking. GPS-basierte Fahrzeugortung mit Statusmeldungen und Fortschrittsanzeige.
- Mobile App für Fahrer. Digitale Lieferscheine, Fotodokumentation und Navigation — auch offline.
- Benachrichtigungssystem. Automatische SMS/E-Mail an Kunden bei Abholung und Verzögerungen.
- Berichtswesen & Analytics. Auslastungsanalysen, CO₂-Bilanzen und Behördennachweise auf Knopfdruck.
Einführung in fünf Phasen — ohne Betriebsunterbrechung.
Die Einführung erfolgte über 16 Monate in mehreren Phasen, eng verzahnt mit dem operativen Geschäft. Das agile Vorgehen ermöglichte es, frühzeitig Feedback aus dem Tagesgeschäft einzuarbeiten. Die schrittweise Einführung gab den Mitarbeitern Zeit, sich sukzessive mit dem System vertraut zu machen.
Analyse & Datenmigration
Prozessanalyse, Systemarchitektur, Import von über 2.500 Kundendaten und Verträgen aus den Altsystemen.
Kernverwaltung
Kunden- und Auftragsverwaltung, Vertragsmanagement und das Rechnungsmodul mit automatischer Rechnungsstellung.
Tourenmanagement
Routenoptimierung, GPS-Tracking, Fahrer-App und Dispositionstools — das Herzstück der neuen Lösung.
Integration & Automatisierung
Schnittstellen zu Waagen und Behördenportalen sowie automatische Kundenbenachrichtigungen.
Optimierung & Schulung
Feintuning, Mitarbeiterschulungen und intensive Begleitung der Go-Live-Phase im laufenden Betrieb.
Effizienz trifft Nachhaltigkeit.
Die Digitalisierung der Geschäftsprozesse führte zu deutlichen Verbesserungen. Die Tourenplanung wurde um 40 % beschleunigt, während gleichzeitig die Anzahl der Leerfahrten um 25 % zurückging — das senkt Kosten und trägt zur CO₂-Reduktion bei.
Operative Kennzahlen
- Tourenplanung3h → 1,8h
- Kraftstoffverbrauch−18%
- Kundenbeschwerden−65%
- Rechnungslauf5 Tg → 1 Tg
Wirtschaftliche Erfolge
- Fahrzeugauslastung72% → 89%
- Überstunden−30%
- Neukundengewinnung+22%
- Verwaltungskosten−35%
Ein weiterer wichtiger Erfolg: Die lückenlose digitale Dokumentation aller Entsorgungsvorgänge vereinfacht die Zusammenarbeit mit Behörden und die ISO-14001-Zertifizierung — und stärkt das Vertrauen der Kunden in die ordnungsgemäße Entsorgung.
Robust und zukunftssicher.
Die technische Architektur basiert auf bewährten Technologien, die Stabilität und Erweiterbarkeit garantieren. Das Backend wurde mit PHP und CakePHP realisiert — schnelle Entwicklung bei hoher Wartbarkeit. Die MySQL-Datenbank liefert die Performance für große Datenmengen. Die Fahrer-App wurde als Progressive Web App entwickelt, die auch offline funktioniert und bei Wiederverbindung automatisch synchronisiert.
Backend & Anwendung
Infrastruktur & Sicherheit
50.000 € Investition. 220% ROI nach 18 Monaten.
Mit einer Investition von 50.000 EUR über 16 Monate erhielt Wanckel & Wanckel eine vollintegrierte Digitallösung, die sich bereits nach 18 Monaten amortisiert hat. Der ROI von 220 % ergibt sich aus konkreten Einsparungen und Effizienzgewinnen. Die monatlichen Betriebskosten von 450 EUR für Hosting, Updates und Support sind minimal im Vergleich zu den erzielten Einsparungen.
Über die reinen Zahlen hinaus positioniert sich Wanckel & Wanckel als moderner, digitaler Dienstleister — ein entscheidender Wettbewerbsvorteil bei Ausschreibungen und in der Neukundengewinnung. Bereits in Planung sind ein Kundenportal für Online-Beauftragungen sowie IoT-Sensoren zur Füllstandsmessung von Containern.
