Ein traditionsreicher Fachverlag arbeitete mit Insellösungen.
Die Saatkorn Verlagsgruppe ist seit über 30 Jahren ein führender Anbieter christlicher und theologischer Fachliteratur im deutschsprachigen Raum. Mit 75 Mitarbeitern, über 3.000 lieferbaren Titeln und einem eigenen Buchhandel stand das Unternehmen vor der Herausforderung, moderne Vertriebswege mit traditionellen Prozessen zu vereinen.
Das bestehende System bestand aus verschiedenen Insellösungen: eine veraltete Verlagssoftware für die Titelstammdaten, ein separates Bestellwesen für den Buchhandel, eine Excel-basierte Lagerverwaltung und manuelle Prozesse für die Druckauflagenplanung. Die fehlende Integration führte zu Doppelarbeit, Fehlerquellen und verzögerten Lieferzeiten.
Vier kritische Schmerzpunkte im Verlagsalltag.
In intensiven Workshops mit allen Abteilungen haben wir die Pain Points sortiert. Vier wurden als kritisch eingestuft:
Keine automatische ISBN-Verwaltung und VLB-Meldung — alles manuell gepflegt.
Manuelle Honorarabrechnung für über 200 Autoren, mit hohem Zeitaufwand und Fehlerrisiko.
Fehlende Transparenz bei Remissionen und Retouren.
Keine Integration zwischen Bestellwesen und Produktion — Doppelarbeit und verzögerte Lieferzeiten.
Ein maßgeschneidertes ERP-System für Verlage.
Nach intensiven Workshops mit allen Abteilungen entwickelten wir ein ERP-System, das alle Geschäftsprozesse von der Manuskriptannahme bis zur Auslieferung abbildet. Die Software berücksichtigt die speziellen Anforderungen der Branche wie Buchpreisbindung, Rabattstaffeln und die komplexen Konditionen im Sortimentsbuchhandel.
Das Herzstück bildet die zentrale Titelverwaltung mit automatischer ISBN-Generierung und direkter VLB-Anbindung. Das integrierte Bestellwesen verarbeitet Aufträge aus verschiedenen Kanälen — vom Direktvertrieb über Barsortimente bis zum eigenen Webshop. Die intelligente Lagerverwaltung optimiert Nachdruckentscheidungen anhand von Verkaufszahlen und saisonalen Trends.
Kernfunktionen der Verlagssoftware
- Titelmanagement. ISBN-Verwaltung, VLB-Export und Metadaten-Pflege.
- Autorenverwaltung. Verträge, Honorare und automatische Abrechnungen.
- Produktionsplanung. Auflagenkalkulation und Print-on-Demand-Integration.
- Remissionsmanagement. Automatische Verarbeitung von Rückläufern.
- Kanalübergreifendes Bestellwesen. Direktvertrieb, Barsortimente und Webshop in einem System.
- DSGVO-konforme Archivierung. Erfüllung der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.
Schrittweise Migration über acht Monate.
Die Implementierung erfolgte in vier Phasen über acht Monate, wobei wir besonderen Wert auf eine störungsfreie Migration legten. Durch persönliche Betreuung und ein agiles Vorgehen konnten wir flexibel auf die Bedürfnisse des laufenden Geschäftsbetriebs reagieren.
Datenmigration & Grundsystem
Import von über 3.000 Titeln und Autorenstammdaten, Aufbau der zentralen ISBN-Verwaltung.
Bestellwesen & Kundenverwaltung
Abbildung der Buchhandelskonditionen, Rabattstaffeln und der Auftragsverarbeitung über alle Vertriebskanäle.
Lager & Produktion
Bestandsführung, Nachdrucksteuerung und Kommissionierung — inklusive Auflagenkalkulation.
Integration & Automatisierung
VLB-Anbindung, Webshop-Integration und Reporting-Tools für die Geschäftsführung.
Messbare Erfolge im Verlagsalltag.
Das neue ERP-System hat die Arbeitsweise der Saatkorn Verlagsgruppe grundlegend verbessert. Die Auftragsabwicklung wurde um 45 % beschleunigt, während gleichzeitig die Lagerbestände um 30 % reduziert werden konnten — ohne Lieferengpässe.
Operative Verbesserungen
- Auftragsbearbeitung25 → 14 Min.
- VLB-Meldungenautomatisch
- Honorarabrechnung3 Tg → 2 Std.
- Remissionen70% schneller
Wirtschaftliche Kennzahlen
- Lagerumschlag+35%
- Kapitalbindung−30%
- Lieferbereitschaft85% → 96%
- Retourenquote−25%
Moderne Technologie für traditionelles Handwerk.
Die technische Architektur basiert auf einer serviceorientierten Struktur mit Java Spring Boot im Backend und Angular im Frontend. Die Anbindung an externe Systeme wie VLB, Libri und KNV erfolgt über standardisierte ONIX-Schnittstellen. Eine PostgreSQL-Datenbank gewährleistet die sichere Speicherung aller Geschäftsdaten. Bei Titeln mit geringer Nachfrage entscheidet das System automatisch, ob Lagerproduktion oder Print-on-Demand wirtschaftlicher ist.
Backend & Daten
Frontend & Integration
65.000 € Investition. 270% ROI nach 22 Monaten.
Mit einer Investition von 65.000 € erhielt die Saatkorn Verlagsgruppe eine vollintegrierte ERP-Lösung, die sich nach 22 Monaten vollständig amortisiert hat. Der ROI ergibt sich aus Personaleinsparung durch Automatisierung, der Optimierung der Lagerbestände und einer Umsatzsteigerung durch bessere Lieferbereitschaft.
Wichtig ist hier nicht die Prozent-Zahl, sondern die Mechanik dahinter: Die monatlichen Betriebskosten von 380 € für Hosting und Support sind marginal im Vergleich zu den erzielten Effizienzgewinnen — und die fließen Monat für Monat weiter. Das ist der eigentliche Hebel.
